Tato stránka používá Cookies. Informace o Cookies.
 
PRO MOBIL
PRO MOBIL
KLASICKY
KLASICKY


Rozhovory

Systémy pro správu elektronických dokumentů řeší řadu požadavků GDPR nativně

...říká Martin Šolc, produktový manažer DMS ve společnosti Janus.

Je poptávka po ECM/DMS systémech stálá, nebo pozorujete v poslední době nějakou změnu zájmu u zákazníků?

To, co zcela jistě roste, je ochota firem alespoň se zamyslet nad tím, že je pro ně důležité změnit způsob práce s elektronickými dokumenty, resp. informacemi. Ve většině firem je ECM tvořeno kombinací adresářů a emailových klientů. A pochopitelně s rostoucím objemem dat je stále těžší dohledat tu správnou informaci. A právě to, v kombinaci s větším povědomím o existenci nástrojů pro výrazné vylepšení stavu, vede k rostoucí ochotě zákazníků hovořit s námi o zavedení ECM ve firmě.
Pracovníci by již od počátku užívání měli vědět jak a v čem jim může systém pomoci. Obecný odpor ke změnám bývá často významnou překážkou hladké implementace a zejména provozování systému. Na počátku je třeba trochu trpělivosti i „tvrdosti“ - pokud je implementováno v souladu s potřebami firmy, je spokojenost uživatelů pouze otázkou času.

 

Změnilo se něco v souvislosti s novou direktivou GDPR? Přišli jste s novými produkty/službami? Přišli zákazníci s novými požadavky?

ECM řadu požadavků GDPR řeší nativně. Umožňují sledovat kdo a kdy pracoval s dokumentem, umožňují přehledné nastavení přístupových práv. Vyhledání a dávkové operace s dokumenty určitého subjektu je také velice intuitivní a rychlé. GDPR ale zahrnuje podstatně širší množinu informací než jsou dokumenty v ECM. Pro komplexní zmapování stavu ve firmy nabízíme audity v různých variantách z hlediska jejich rozsahu, případně návrh řešení.

 

Sledují zákazníci při zavádění DMS/ECM systémů pouze zjednodušení nebo zlevnění agendy s dokumenty nebo čekají, že se zlepší i jejich obchodní procesy? Daří se to?

Spíše očekávají zlepšení procesů. Typickým příkladem může být schvalovací proces přijaté faktury. Zpřehledněním a částečnou automatizací pak přirozeně dojde ke zjednodušení a zlevnění agendy. To, co ve skutečnosti řídí každodenní činnosti v administrativě firmy, jsou požadavky různých dokumentů/informací, které obíhají po pracovnících a vyžadují jejich reakci. Systém, který nabízíme, má velký přesah do řízení administrativních a obchodních procesů a díky tomu dokáže významně ulehčit a zpřehlednit i komplexní agendy jako řízení výběrových řízení, vedení obchodních případů a podobně.

 

Jaké jsou hlavní problémy, které je třeba překonat při propojování oběhu elektronických dokumentů s ostatními informačními systémy ve firmě (CRM, ERP, MES)?

Většina systémů má nějaké možnosti pro import nebo export dat, případně vrstvu API pro komunikaci s okolím. Technicky se propojení systémů zpravidla nějakým způsobem vyřeší. Důležitější však je, aby celek umožňoval pohodlnou a intuitivní práci. Aby uživatelé nemuseli zapisovat jeden údaj vícekrát nebo se neustále přepínat z jednoho systému do druhého. Zásadní je tedy dobře promyslet role a kompetence jednotlivých systémů.

 

Můžete uvést nějaký případ implementace DMS/ECM řešení, kdy se podařilo získat pro klienta určitou výhodu nebo funkčnost, kterou původně ani nepožadoval nebo neočekával?

Takovým bonusem jsou většinou nové a nečekané pohledy na informace v různých kontextech, z různých stran. Dokumenty obsahují řadu velice důležitých informací, se kterými, při běžném ukládání do stromových adresářových struktur, nelze dále smysluplně pracovat a nahlížet na ně z různých pohledů. Díky jinému přístupu ukládání v DMS a extrahování těchto důležitých dat do metadat v DMS vznikají přirozeně oboustranné vazby mezi fakturami, smlouvami nabídkami, zákazníky a dalšími dokumenty a business objekty. Díky vestavěným nástrojům pro export nebo vizualizaci dat jsou pak zákazníci příjemně překvapeni novým pohledem na fungování jejich společnosti.

autor Alexander Lichý


Mobilní verze našich dalších titulů

 
 
Nahoru
 
Nahoru
 
© IDG Czech Republic, a.s.
 
*